Начальник отдела: Макаревич Елена Владимировна
Эл. почта: antratsit@aglnr.org
Адрес: г. Антрацит, ул. Ленина, 1 (3-й этаж)
Задачи и функции отдела:
Организовывает документооборот в Администрации.
Оказывает консультативно-методическую помощь структурным подразделениям Администрации по вопросам подготовки, хранения, обработки и использования документов, образованных в результате их деятельности.
Разрабатывает Инструкцию по делопроизводству в Администрации.
Контролирует в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации соблюдение требований к подготовке, хранению, обработке и использованию документов в Администрации.
Осуществляет получение, регистрацию входящей (получаемой) служебной корреспонденции в адрес Администрации, а также регистрацию исходящей (отправляемой) служебной корреспонденции за подписью Главы Администрации, заместителей Главы Администрации.
Готовит проекты поручений о выполнении входящих документов в виде резолюций Главы Администрации.
Осуществляет направление служебной корреспонденции исполнителям согласно содержанию резолюций Главы Администрации, заместителей Главы Администрации.
Осуществляет анализ документооборота в Администрации и состояния исполнительской дисциплины, ежемесячно готовит аналитическую информацию по данному вопросу. Доводит данную информацию к сведению Главы Администрации, заместителей Главы Администрации.
Формирует документы, которые сформировались за период деятельности Отдела, в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает хранение и использование законченных делопроизводством дел и документов.
Ведет учет документов с контрольным сроком исполнения. Контролирует состояние исполнения документов с контрольным сроком исполнения.
Осуществляет проверку (в части делопроизводства), регистрацию и обеспечивает хранение распоряжений Главы Администрации по основной деятельности и по личному составу подведомственных Администрации предприятий, учреждений.
Заверяет копии распоряжений Главы Администрации по основной деятельности и по личному составу подведомственных Администрации предприятий, учреждений.
Обеспечивает составление и поддержание в актуальном состоянии перечня распоряжений Главы Администрации.
Организовывает работу по контролю исполнения распоряжений Главы Администрации.
Осуществляет регистрацию доверенностей на право представительства от имени Администрации (кроме доверенностей, выданных на право получения материальных ценностей).
Заверяет подписи руководителей Администрации гербовой печатью.
Обеспечивает хранение и использование по назначению гербовой печати, а также негербовой печати и штампов Администрации.
Осуществляет контроль правильности оформления документов, предоставляемых на подпись Главе Администрации в части делопроизводства, обеспечивает соблюдение единых требований к их подготовке в пределах компетенции Отдела.
Во взаимодействии со структурными подразделениями составляет сводную номенклатуру дел Администрации, сводные описи дел постоянного хранения, дел длительного (свыше 10 лет) хранения, описей дел по личному составу Администрации, акты о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения.
Организовывает деятельность Центральной экспертной комиссии Администрации.
Осуществляет прием, учет, предварительную обработку, систематизацию (допускается применение программного обеспечения) обращений граждан, направляет исполнителям поступившие обращения.
Осуществляет контроль за ходом, своевременным и качественным рассмотрением обращений граждан в Администрации.
Своевременно и качественно рассматривает обращения граждан по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
Оказывает консультативно-методическую помощь структурным подразделениям Администрации по вопросам работы с обращениями граждан, в том числе путем проведения семинаров.
Предоставляет консультации гражданам при обращении в Администрацию по личным вопросам в части требований к оформлению письменного обращения, порядка проведения личного приема граждан должностными лицами Администрации, порядка и сроков рассмотрения обращений.
По поручению руководства обеспечивает направление обращений граждан, поступивших по вопросам, не входящим в компетенцию Администрации, в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя.
Подготавливает и организовывает личные приемы граждан Главой Администрации, заместителями Главы, в том числе выездные.
Готовит отчетно-аналитическую информацию по результатам работы с обращениями граждан в Администрации во взаимодействии с непосредственными исполнителями.
Разрабатывает проекты нормативных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
Ведет учет и поддержание в актуальном состоянии перечня постоянно действующих коллегиальных органов Администрации.
Принимает участие в работе комиссий, комитетов и иных рабочих органов Администрации по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.
Осуществляют иные функции, направленные на урегулирование вопросов в установленной сфере деятельности.
