» » Итоги работы архивного отдела за 2018 год

Итоги работы архивного отдела за 2018 год

В 2018 году проведена большая работа по формированию архивного фонда. Все документы внесены в описи и размещены в архивных коробках на стеллажах. Исходя из сравнительных данных Государственного архива Луганской Народной Республики в разрезе архивных отделов городов и районов ЛНР в этом показателе в 2018 году архивный отдел Администрации города Антрацита и Антрацитовского района занимает лидирующее место.
Всего архивном отделе на хранении находится 264 фонда – 34 355 единиц хранения.Документов постоянного срока хранения 111 фондов – более 18 тысяч единиц хранения, по личному составу - 153 фонда – более 15000 единиц хранения. Временные рамки документов с 1938 года по 2017 год.
Одной из функций архивного отдела является проверка делопроизводства, работы архивных подразделений или ответственных за архив на предприятиях, в учреждениях, организациях, независимо от формы собственности.
За прошедший год проведено 10 проверок, в результате которых, сельские, поселковые советы, которые были проверены и городская больница провели упорядочение документов по 2014 год. «ЦОФ «Нагольчанская» разработан план мероприятий по упорядочению и передаче документов в архивный отдел. «Луганскуглеремонт» утвердили инструкцию по ведению делопроизводства на предприятии, номенклатуру дел, которая находится на рассмотрении в Госархиве.
В 2018 году отдел проверил и согласовал 25 инструкций по делопроизводству.
Одним из направлений в работе архивного отдела является выполнение запросов юридических и физических лиц на основании архивных документов. В 2018 году выдано более 3 500 справок, архивных копий по документам, хранящимся в отделе.
С положительным ответом – 3454 справок, с рекомендациями обратиться по месту нахождения документов – 12, отрицательных - 131 ответ. Отрицательный ответ дается после того, как специалисты отдела приняли все меры по установлению места нахождения документов.
В случае выявления документов, собственники которых отсутствуют или написали отказ от прав собственности на документы, распоряжением Главы Администрации создана временная комиссия по выявлению и передаче архивных бесхозяйных документов.
Главными целями комиссии является определение распорядителя документов, места хранения и порядка использования документов в целях защиты интересов и законных прав граждан на получение справок социально-правового характера. В 2018 году состоялось 2 заседания комиссии.
Для выполнения архивных вспомогательных работ на протяжении 2018 года в отделе работали 10 работников, направленных Фондом социального страхования на случай безработицы. С их помощью проведен ремонт – 3 757 единиц хранения.
В архивном отделе Администрации города Антрацита и Антрацитовского района создана экспертная комиссия, которая проводит экспертизу ценности документов, образованных в делопроизводстве юридических лиц, и предоставляет результаты на рассмотрение Госархива. За 2018 год проведено 9 заседаний комиссии, по результатам которых предоставлено в Госархив 20 описей на документацию постоянного срока хранения – 3409 единиц хранения. Высокий показатель связан с тем, что документы сельских, поселковых советов не были упорядочены с 90-х годов.
За прошедший год в отдел на проверку предоставлено 79 номенклатур учреждений города и района, из которых - 32 прошли экспертную комиссию отдела, остальные возвращены на доработку.